Step4ではついに、株式会社の定款の認証を行うため、公証役場に持ち込みます。
合同会社設立の場合には必要のない手順ですが、株式会社設立の場合には公証役場での認証手続きが必須です。
Step3で作成した定款を公的な書類として確定させる手続きですが、ここでもいろいろと決まった手順がありますので、順を追ってご説明します。
株式会社設立フロー
定款の認証で事前に準備するもの
まず、定款の認証の際に必要な書類等を列挙します。
・個人の実印
・個人の印鑑証明書
・個人の身分証明書（写真付き、免許証など）
・作成した定款３通（押印が必要です）※
・定款認証手数料（約52,000円）
・収入印紙代（40,000円）※
定款以外は特に難しいこともなく準備すればいいだけなのですが、定款については細かい手順がありますのでご説明します。
※行政書士などに電子定款の申請をお願いする場合には、上記と異なる部数・料金になります。
定款の内容は事前確認が必要
定款の認証には公証人の予約が必要です。
いきなり公証役場に行っても予約がなければ後日指定されるか、相当な時間待たされることになります。
また、せっかく時間が取れても定款の内容に修正が必要な場合には、再度予約をとって提出し直しということもあります。
そこですべての手続きをスムーズに行う為に、実際に訪問する前に公証人に定款の内容の事前確認をしてもらうという手順を踏むのが一般的です。
訪問予定の公証役場で事前確認をする
定款を認証する場合、必ずしも本店所在地の近くの公証役場でなければいけないということはありません。例えば東京都で株式会社を設立する場合、東京法務局管内の公証役場であればどこでも認証を受けることができます。
東京都の公証役場の住所や連絡先は以下のサイトで確認することができますので確認してみて下さい。
http://www.koshonin.gr.jp/sho.html#tokyo
事前確認の手続きは、訪問予定の公証役場にStep3で作成した定款のデータをメールに添付して送るか、FAXで送信すればOKです。
どちらの場合にも、電話番号を記載して公証人からの連絡が受けられるようにしておきます。
数日か、早ければ送ったその日のうちに公証人からの連絡がきますので、修正箇所がある場合には指摘された通りに修正します。
その電話の際に、公証人から訪問予定日を聞かれると思います。基本的に内容を確認していただいた公証人のスケジュールが空いているタイミングでなければ訪問できませんので、候補日を何個か用意しておくといいでしょう。
初めにメールなどで公証役場に定款データを送る際に、訪問の候補日を何日か記載しておくとスムーズです。
定款には押印が必要
定款の修正が無事に終わり、公証役場に訪問する日程が決まったら、提出用の定款を準備します。
定款は３部必要で、１部は公証役場への提出用、もう１部はこの後の手順で必要な法務局への提出用、最後は会社保存用です。
定款の作成手順は次の通りです。なお、押印が必要な部分はすべて個人の実印です。
- 定款データをプリントアウトし、左側に二点でホチキス止めをする。
- すべてのページの境目に割り印を押す。
- すべてのページの上部に捨て印を押す。（表紙ページ以外）
- 最終ページの発起人の名前の横に押印する。
訪問前の段階ではここまででOKです。
公証役場への訪問
ここまで来ればあとは提出して認証を受けるだけです。
上に記載した必要書類等をお忘れなくお持ち下さい。ただし、必要書類については公証役場によってはここに記載している以外のものも必要な場合がありますので、必ず予約の際に公証役場に必要書類を確認しておくようにしてください。
定款の認証手続きが終わると、定款の原本を２部返却されます。
その際に定款認証手数料として約52,000円を支払います。「約」というのは、定款のページ数によって手数料が異なるためです。「Step3：会社の定款を作成する」で作成した定款であれば52,000円で足りるはずです。
返却されない１部には40,000円の収入印紙を貼付して提出することになりますが、実は印紙代は節約する方法があるので最後にご紹介しておきます。
定款の印紙代40,000円を節約する方法
ご自身で会社設立を行う場合、通常の作り方をすると上記の通り印紙代40,000円がかかるのですが、これを0円にする裏技があります。
それは、行政書士を通して電子定款で認証手続きを行うことです。
電子定款によると、印紙の添付を省略することができます。ただその分、行政書士に対する手数料がかかるので完全に無料というわけではないのですが、行政書士に電子定款のみを依頼した場合の手数料はだいたい10,000円程度が相場ですので、それでも30,000円の節約ができるわけです。
ちなみにこれは宣伝になりますが、アクシード税務会計事務所では法定費用実質０円で株式会社を設立するプランもご用意しております。
印紙代40,000円だけでなく、定款認証手数料52,000円も、このあと必要な登録免許税150,000円も含めて実質0円にすることができますのでぜひご利用下さい。
詳細は下記のリンクをご参照下さい。
これで定款の認証手続きは完了です。
ここまでくると株式会社の設立手続きは半分くらいですね。あとは事務的な手続きと書類作成をするのみなので、もうちょっとというところです。
次は資本金関係の書類作成をします。
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